郑文堂，华玉武，高建伟，许剑
（北京农学院 学校办公室， 北京 102206）
[摘要] 学校各级办公室是服务同级党政、服务基层、服务群众的综合部门。随着我校建设都市型现代农林大学的不断深入。办公室队伍建设也必须坚持与时俱进、主动适应，不断改进和提高服务水平，开创工作新局面，以适应新形势的要求。
[关键词]办公室；队伍建设；对策
学校各级办公室是服务同级党政、服务基层、服务群众的综合部门。随着我校建设都市型现代农林大学的不断深入。办公室队伍建设也必须坚持与时俱进、主动适应，不断改进和提高服务水平，开创工作新局面，以适应新形势的要求。
一、建设一支学习型的办公室工作队伍
我们所处的社会是全民学习、终身学习的学习型社会，是一个以学习求发展的社会，办公室是一个永恒的学习型单位。对办公室队伍来说，学习是永恒的话题，是改进工作、不断前进的不竭动力。学习，可以使办公室干部提高自身的思想政治素质和适应农林高等教育发展的能力，学习还可以改进办公室工作作风，形成赛场跑马、勤奋刻苦、廉洁自律的氛围。总之，建立学习型办公室和队伍，对个人、对机关、对学校，有百利而无一害。
一是要增强勤奋学习的紧迫感、责任感。加强学习是履行职责能力的迫切需要，尤其是当前高校办公室职能涉及面越来越广、领域越来越多、要求越来越高，特别是要对一些关系学校发展和师生利益的综合性课题进行研究，为领导班子决策提供科学性、可操作性强的意见建议，如果没有一定的素质和能力难以胜任。为此，办公室工作人员都应在思想上明确学习的重要性及其目的和意义，把学习作为对自身的要求和使命，养成良好的学习习惯，不断增强自身的软实力。
二是要建立、完善和创新学习机制，使办公室的学习活动走上科学化、规范化的轨道，使勤于学习、勇创一流成为广大工作人员的自觉行动。要把学习作为一种制度，制订全年学习计划，办公室工作人员应每人选择一个研究方向，做一本资料剪辑，制一套学习心得卡片，定期交流学习心得。办公室应定期组织集体学习，要与时俱进，不断创新，学政冶理论、学政策法规、学经济知识、学科技知识、学英语基础知识、学计算机操作技能。非农科的要学一点农科知识，农科的也要学一点非农科知识。要促进知识的融会贯通，提高学习研究的针对性，提高理论水平，积累各方面资料，为工作奠定基础。同时，坚持布置学习任务和检查学习结果相结合，坚持学习和使用相结合，坚持倡导学习和强迫学习相结合，坚持精神鼓励和经济奖励相结合，以进一步调动学习的积极性。
三是要注重学习效果，大兴学以致用之风和理论联系实践之风，把学到的方法、理念、知识加以应用，付诸实践，把学习的着眼点放在建设都市型现代农林大学的实践上，放在对问题的思考上，把所学的知识运用到解决问题、开展工作、提高水平中，在实践中检验学习效果，在工作中体现学习效果。凡是领导工作需要的知识，办公室人员必须学习和掌握，凡是领导工作涉及的领域，办公室人员必须懂得和了解。既要有术业专攻，成为专家，又要博闻强记，成为杂家。结合岗位特点和要求，加强对写作、调研、办事、协调等综合能力的锻炼。通过学习，提高透过表象，把握内涵，析出本质，探索规律的能力，更好地为领导提供参谋服务。通过勤奋刻苦的学习，逐步达到“提笔能写、张口能说、有事能干、无事能思”的水平。要通过学习，努力在办公室营造一种“争创学习型办公室，学习型文秘人员”的氛围，提高办公室队伍的综合素质。
二、建设一支创新型的办公室工作队伍
建设创新型国家是事关社会主义现代化建设全局的重大战略决策，也就是要把增强自主创新能力作为国家战略，贯穿到现代化建设各个方面，激发全民族创新精神。随着改革开放不断深入，高等教育的不断发展，许多新东西等待我们去学习、去探索、去实践，许多新问题等待我们去回答、去解决，适应形势，以新的要求建立一支具有创新意识的高素质办公室队伍是时代对我们提出的更高要求。
一是要创新工作思路。用心工作发挥个人才智，努力使自己的参谋和点子成为领导工作中所需的“及时雨”、“雪中炭”，要抓住中心工作和发展重点，“参”在点子上、“谋”在关键处，认真研究本单位改革发展中出现的新形势、新情况、新问题，积极探讨加快发展的新思路、新途径、新方法，主动为领导决策献计献策，增强工作的主动性、超前性和实效性。做到上报信息有质量，搞调研有功夫，提建议有价值，拟文稿有创意，从而强化办公室作为领导“外脑”和“智囊团”功能，当好参谋助手。
二是要创新工作方式。信息化技术的长足进步，为办公室提高工作效率提供了有利的外部条件。办公室工作人员要充分运用信息化手段创新工作方式，广泛使用办公OA，站在信息时代的前沿，提升办公室信息化水平。加强数字化环境建设、加强办公室人员运用信息技术工具的能力建设、加强信息化改造的工作机制建设。充分发挥信息化 “倍增器”、 “转换器”和“助推器”作用，抢占“信息时代”的发展制高点。
三是综合协调要有新手段。办公室在各级各部门中，起着沟通上下，联系左右，协调内外的纽带作用，担负着十分繁重的协调任务。办公室必须在综合协调上不断创新工作方法，学会“十个手指头弹钢琴”。在协调和处理政务、事务时，要采取平等的形式，磋商的语调进行协调。对群众来信来访和反映的实际困难问题，该解决的要及时向领导反映并积极配合解决，努力使整个组织建立起相互支持、相互信任的关系。特别是在当前各个单位工作任务重、时间紧、应酬多的情况下，办公室不仅要自己解放自己，更重要的是在安排领导公务活动时，要坚持从严掌握、统筹兼顾、计划安排、突出重点、注重实效的原则，提出每天、每周、每月的工作活动安排及建议。要在一些原则问题上严格把关，确保领导同志从文山会海和应酬性活动中解脱出来，保证有足够的精力谋大事、抓大事、干实事。办公室决不可以满足于现状，只有不断创新，才能在不断把工作推向前进，才能建立一支综合素质与工作任务相适应，工作能力与领导要求相适应的队伍，才能出色地完成领导交办的各项任务。
三、建设一支服务型的办公室工作队伍
办公室作为一个综合服务部门，担负着为学校领导班子、学校各部门和广大师生员工服务的重要职能。办公室综合服务能力的强弱，不仅是办公室队伍自身基本素质和水平的集中反映，而且影响到学校各项工作的正常运行。提高服务能力，建设一支服务型的工作队伍，是当前高校办公室应着力研究和解决的重大课题。
一是要变“被动服务”为“主动服务”，做到服务靠前。办公室的日常工作中大部分都是领导班子交办的事情，必须按照领导班子的意图，在领导授权范围内开展工作。这就决定了办公室工作较强的从属性、被动性，从而也导致办公室服务往往主动的少、被动的多。变被动服务为主动服务，就要增强主动靠前意识，在日常工作中主动向领导班子提供信息、反馈情况，积极为领导班子出谋划策，充分发挥办公室的参谋助手作用；变被动服务为主动服务，就要在履行职责、办理领导交办事项时，善于把握上级精神与本单位工作的最佳结合点和切入点，既要按照上级领导意图开展工作，又要充分发挥个人的积极性、创造性，促进服务工作高效优质；变被动服务为主动服务，就要努力提高政策水平、认知能力和工作能力，适应工作的快节奏，主动探索工作规律，正确预测发展趋势，牢牢掌握工作的主动权，切实增强服务的超前性和预见性。
二是要变“小服务”为“大服务”，拓宽服务视野。随着高校与政府和社会等外界群体之间合作与交流关系的日益密切，高校办公室的工作的内涵和外延也在不断地拓展。这就决定了，高校办公室的服务要变“小服务”为“大服务”，积极拓宽服务视野和领域，既要面向校内群体，服务好学校领导班子和师生员工，促进学校发展；更要面向校外各界群体，努力搭建学校与外界之间沟通交流的平台，为学校发展营造良好的外部环境。变“小服务”为“大服务”，就需要高校办公室在服务学校发展的基础上，积极主动地“走出去”，为上级政府部门、为合作企业与友好兄弟院校、为广大海内外校友服好务，加强与政府办公室部门、合作企业与友好兄弟院校的办公室部门以及广大校友之间的沟通和交流，为密切学校与政府、企业、院校、校友之间的交流铺路搭桥，为政府支持学校发展、企业赞助学校发展、校友帮助学校发展以及兄弟院校之间的相互帮扶，营造一个良好的氛围、打造一个坚实的平台。
三是要变“表层服务”为“深度服务”，提升服务层次。 随着高校内部管理体制和运行机制的不断规范和完善，广大教职员工参与学校管理、奉献学校发展的主动性积极性不断增强，办公室服务应进一步提高服务层次、突出服务重点、创新服务方式上进行了一些探索。一方面，要牢固树立参谋助手意识，想领导之所想，谋领导之所谋，急领导之所急，超前考虑问题，大胆谏言献策，切实增强服务的主动性、积极性、创造性。要广泛了解上级和同行的情况，多方收集整理各部门的意见，梳理出有价值的信息，及时反馈，确保领导的决策的科学性和针对性。要在“细”字上做文章，在“实”字上下工夫。细节决定成败。办公室工作事事责任重大，出不得半点差错，否则，就会造成不良影响。如文件中写错一个字，就可能失之毫厘，谬以千里，使意思大相径庭。因此，要切忌视小不为，避免因小失大。
四、建设一支业务型的办公室工作队伍
办公室工作条线多、事务杂，涉及的工作领域和业务内容比较宽泛，需要协调和处理关系比较负杂，可以说是学校的第一业务窗口。办公室工作要做到更好地为学校发展服务，为领导、师生服务，就必须注重提高每个人的综合业务能力，力争“一岗多能”。
一是要增强语言和文字能力。办公室综合文字是学校实施组织领导、沟通各方情况、指导全局工作的重要手段，不仅直接体现办公室的工作水平，而且直接反映了学校领导班子的意志和主张，是办公室发挥参谋助手作用的重要方面。作为办公室人员，要能写出有见地、有内容、有条理、有事例、有文采的高水平的公务文书，还要能写出有情况、有分析、有建议、有深度的调查报告和理论文章。“勤能补拙是良训，一份辛苦一份才”，要做到这一点，就必须笔耕不辍，砸牢基础。另外，还要锻炼语言表达能力。语言是一个人素质和才能最直接、最现实的综合体现。办公室的特殊地位决定其成员要讲究语言艺术，做到语言简洁明了，表述准确达意，能够将领导意图和上级要求准确及时贯彻落实下去。
二是要强化综合协调能力。办公室是联系上下、协调左右、沟通内外的重要枢纽，办公室的综合协调能力，不仅关系到学校整体工作的效率和效果，还直接影响着学校的对外形象，因此，加强综合协调能力是办公室工作人员做好辅助领导决策和协调日常事务的必备条件。首先要做好日常工作的协调，充分发挥办公室“总调度”和“中转站”的作用，及时处理好日常计划、信息和会务协调等工作。其次要做好各种关系的协调，包括领导关系、对内关系和对外关系的协调，找准自己的位置，扮演恰当的角色，做到协调有度，发挥好 “润滑剂”作用。另外还要做好重大决策的协调，在学校准备出台重大决策时，办公室要广泛收集并反馈来自各方面的信息，及时向领导提供新情况、新问题、新经验、新建议，供领导决策参考。
三要增强督办落实能力。 督办工作是高校办公室的一项重要工作。做好督办工作既是一个学校管理水平的体现，也是推动学校各项事业顺利开展的重要保障。高校办公室要义不容辞地承担起督查督办、狠抓落实的责任，本着对广大师生高度负责的态度，认真抓好督查督办工作，推动学校各项工作的开展，促进学校的改革和发展。增强督办落实能力，要坚持实事求是的工作原则，对决策的贯彻落实进展情况，作出正确的分析判断，做到真实客观、秉公直言、如实反映；要坚持深入群众的工作作风，掌握真实情况，反映师生的真实意愿；要坚持务实求实的工作态度，在落实上下功夫，在落实上见成效；要建立科学的工作机制，紧紧抓住立项、检查、报告三个环节建立科学、有效的工作制度，使督查督办工作规范化、制度化。
总之，高校办公室肩负着承上启下、联系左右、协调各方、服务全局的重要职能，对内是承担督促检查、管理协调的综合部门 ,是校领导的参谋和助手 ,对外是学校“窗口”和“门面”，位置特殊，任务繁重。随着高校改革与发展的不断深入 ,高校办公室肩负的任务将更加艰巨 ,工作的内涵和外延也将不断扩充，要在推动学校事业发展、服务中心工作上有所作为，就必须在思想上、业务上、作风上全面加强办公室队伍建设，打造一支学习型、创新型、服务型、业务型的人员队伍。
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