浅谈如何做好学校办公室对外接待工作

作者:发布者:系统管理员发布时间:2015-06-15浏览次数:3307

浅谈如何做好学校办公室对外接待工作

新疆农业大学党委办公室、校长办公室

 

    学校办公室是对外宣传交流的窗口,代表学校形象。接待工作是学校办公室一项重要职能,其水平高低能够集中反映一个学校一个部门的整体形象,能够展示出接待人员的素质和能力,同时对于推动工作开展也具有十分重要的作用。办公室接待工作总的指导原则是围绕学校教学中心工作开展,为教学科研服务。具体要做好以下几个方面工作。

<!--[if !supportLists]-->一、   <!--[endif]-->明确接待目的

一项好的接待工作首先要明确宴请的目的,也就是俗话说的“由头”,只有这样接待工作才能做到有的放矢,达到接待的目的,因此接待工作前期详细、周全的联系和准备必不可少。

按事先是否有约划分,接待可分为有约接待和无约接待。对有函件联系的接待,办公室工作人员要根据接待单位的联系函件及本领导批示,制定接待方案,落实接待工作的各个环节。对无函件预约的,办公室就需要主动与对方联系,提前了解对方来意,根据对方的来意安排相应的接待。如事务联系型一般重在事务的办理和交流,宴请相对其次。联络感情型宴请要相对突出。总之,要明确接待目的,有重点的安排接待工作。

<!--[if !supportLists]-->二、   <!--[endif]-->讲究原则

   接待工作虽然纷繁复杂但也有其可循。根据经验一般概括为“热情、周到、节俭、安全”的原则。热情自然要体现出主宾的态度,要根据亲疏远近有所不同,不能过,更不能不到位。过则让人有假意之感,不到位则体现不出主宾的诚意。周到即要考虑周全,要详细制定接待方案,防止出现接待各环节脱节;要做好住、行、游、购、娱和参观考察等活动,充分考虑可能出现的情况,做到随机应变。节俭既要按照纪检要求开展接待,体现主宾的热情大方,又不铺张浪费。安全尤为重要,接待中常有安排考察事宜要注意人员、车辆和考察线路的选择,把安全放在首位,超出能力范围的,不能够充分保证人员安全的考察,要谨慎安排。

三、做足准备
    “台上三分钟,台下十年功”,接待工作也要讲究幕后准备工作。一要做好心理准备,要做到诚恳、尊重、合作、公平的接待;二要做足信息准备,通过各种途径予以了解来宾的人数、单位、姓名、职务、来意等。三要做好方案准备,拟定出相应的接待方案,方案应包括接待方针、接待规格、接待组织、活动方式、接待日程、接待经费和生活安排等内容。四要做好布置与检查,较大规模的接待,应召开接待会议,布置接待任务,明确各自职责;还应对有关单位的准备情况进行检查,督促落实。

四、强化“四种意识”

一要强化政治意识。做接待工作的同志,长期在领导机关和领导身边工作,必须要政治过硬,不断增强煤个同志的政治敏锐性和政治鉴别力,在重大政治问题上,不左摇右摆,在大是大非面前,保持清醒的头脑和坚定的政治立场。二要强化敬业意识。要坚持把作风建设作为接待工作的一项重要任务,常抓不懈。具体而言,就是要树立强烈的宗旨意识和责任意识,把干事创业与提高服务水平统一起来,立足岗位,勤勤恳恳,兢兢业业,作出最大的努力,干出一流的业绩。要树立强烈的务实意识,无论什么时候,都要严谨细致,勤奋务实,真抓实干,不做表面文章,不搞花架子,坚持踏踏实实干事,老老实实做人。三要强化奉献意识。接待办工作忙、头绪多,经常加班加点,工作十分辛苦。搞接待要牢固树立任劳任怨、吃苦耐劳、无私奉献的精神,从严要求自己,经得起锻炼和考验,耐得住辛苦和清贫,在艰苦的磨练中充实自身,完善自我,不断提升工作能力和水平。四要强化角色意识。接待部门作为服务性机构,总体上处于从属被动的位置,要注意在具体工作实践中教育引导每一个工作人员正确把握角色,找准位置,以做好服务、发挥职能为基点,认真履行岗位职责,充分发挥主观能动性,做到主动不盲动,到位不越位,帮忙不添乱,服务不耽误。特别要规范每个工作人员的言行,以自身形象的树立来维护领导形象,维护学校形象。

接待工作虽然不是中心,但服务中心;虽然不是大局,但牵动大局。做好接待工作对学校开展教学科研,联系沟通信息,互通有无有着十分重要的意义。