一、归档范围
1．学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属归档范围。
2．《高等学校档案实体分类法》规定应归档的党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十大类文件材料。
3．反映学校工作和活动的有价值的声像载体材料。
4．国内外与学校有关的各种有保存价值的其它材料。
5．并入学校的单位的档案。
6．反映学校工作和活动的有保管价值的实物档案。
7．校内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。
二、立卷部门和原则
1．全校性、综合性的由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。
2．立卷归档涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口，其他部门可向它们集中或靠拢。
3．部门和课题组立卷归档是学校档案工作的基本制度，各部门须分工明确，协同配合。
4．每一个立卷归档单位的专、兼职档案人员，在平时应严格按有关规定做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归卷。
5．立卷时应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反应学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。
三、归档时间和手续
1．党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档。
2．教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。
3．科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。
4．随时接收上级规定应接收的档案。
5．接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方姓名。
6．当年财会档案，财会部门应于次年第一季度内整理组卷，在会计年度终了后可暂由财会部门保管3年，期满后的次年6月底前由财会部门移交。
四、归档要求
1．不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复文件年度立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷，跨年度的总结放在针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷，非诉讼案件放在结案年立卷，其他文件材料的立卷按有关规定执行。
2. 应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文与原件，多种文字形成的同一文件分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷。
3．卷内文件按重要程度或时间顺序排列：批复、批示在前；请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按时间顺序排列。
4．卷内文件材料凡有文字的应按排列顺序，依次编写页号。页号应统一在非装订一侧的下角。不装订的应逐件加盖档号章，并填写各个项目．图表和声像材料等也应在装具或声像材料背面逐件编号，
5．卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应采用三孔一线的方法装订，不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装订。
6．案卷封面应逐项按规定填写清楚，案卷题名要确切、简明，反映卷内文件材料内容。案卷封面用钢笔或毛笔书写，字迹要工整，清晰。
7．有关卷内文件材料的情况需说明的应填写在备考表内，并认真填写规定的各项内容。
8．必须按规定逐件填写卷内文件目录，不得随意更改原文件材料题名，没有题名的应根据文件内容重新拟写，外加“[]”号。卷内文件目录应放在卷首。
