加快高校办公室信息化建设的思考
新疆农业大学党委办公室、校长办公室
高校办公室是学校的综合办事机构，是承上启下、联系左右、协调内外、沟通四方的枢纽和桥梁，是名副其实的“信息中心”。了解信息、掌握信息、整理信息、提供信息，为校领导科学决策提供依据是高校办公室的重要职责。加强高校办公室信息化建设,提高办公室信息工作水平和服务水平是高校办公室工作的重要课题。
一、加快信息化建设势在必行
（一）加快信息化建设是高校发展的必然要求
随着高校信息工作的重要性日益凸显，办公室信息化水平的高低，不仅关系到管理信息的公开、透明与通畅，办公效率和质量的提高，更成为衡量高校综合水平的重要标准之一。新时期，认清信息工作飞速发展的形势，加强高校办公室信息化建设，是实现教育的信息化和现代化，提高高校教育教学科研水平的必然要求。信息化建设对于强化高校办公室的协调、服务和管理职能具有重要的促进作用.这种作用不仅体现在效率的提高、成本的节约上,更重要的是通过信息化建设可以推动信息的科学化管理,促进信息处理流程的革新,进而提高服务质量,促进高校的科学发展.为加强高校的自身建设，推进教育教学科研水平，必须加强高校办公室的信息化建设。
（二）加快信息化建设是做好参谋助手的现实需要
高校办公室既是高校的行政管理部门,也是高校的信息管理中心,应当责无旁贷地承担起信息搜集、加工和传递的重任,不断为领导提供有效信息,辅助领导科学决策。新形势下，发挥好参谋助手作用，办公室的一项基本职能就要是充分收集和掌握信息，对大量的信息进行综合分析、加工处理，并对问题提出处理意见和参考方案，为领导提供决策依据。只有通过对信息的收集、传递和处理，多做些超前工作，才能提高工作的主动性和预见性，变被动服务为主动服务。
（三）加快信息化建设是办公室自身建设的基本内容
高校办公室是高校工作综合性、枢纽单位，应当在高校信息化建设中充当排头兵的作用。办公室墨守成规、因循守旧，而不顺应信息化建设的潮流，改变传统的信息处理方式，必将弱化办公室职能，不能有效为学校发展提供优质服务。作为领导参谋和助手的办公室必须更新观念，转变职能，强化信息工作机制，加快工作节奏，以提高工作质量和工作效率。对于高校办公室而言,信息化建设带来的不仅仅是技术的革新，也带来了管理思想的变革，它不仅提高了管理效率，还全面强化了服务功能，大大提升了办公室的整体工作水平。
二、努力推进办公室信息化建设
（一）领导重视是加快办公室信息化建设的前提
学校领导和办公室管理者应进一步强化对信息化建设重要性和必要性的认识，将其作为一项重要工作常抓不懈。只有校领导有了信息化的意识和观念，才有可能在资金供给、设备配置、人员安排等方面给予大力支持。同时，办公室领导要加强对信息化建设工作的指导，逐步建立健全科学合理、行之有效的管理制度促进信息化建设。
（二）办公自动化是加快信息化建设的基础
只有实现办公的自动化,提高信息管理效率,才能使办公室管理人员从繁重的工作中解放出来。实现办公的全面自动化需要注意的是，办公的自动化并非单以购置现代办公设备就可以实现，计算机、打印机、互联网只是实现自动化的硬件条件，必要办公软件同样是不可缺的。必须充分运用各种操作软件，实现信息处理的计算机化、信息存储的有序化、信息检索的自动化。同时，建设安全、可靠、开放、高效的信息网络，利用网络信息传播快、范围广、数量多的特点，加快信息在各部门的传递、加工处理的速度，提高工作效率和信息服务水平。
（三）提高人员的素质是加快信息化建设的关键
办公室工作人员是办公室信息化建设的骨干, 是否拥有高素质的办公室行政人员决定了信息化建设的成果。要加大对办公人员计算机技能的相关培训，使其都能进行计算机的基本操作，能够运用计算机进行文字处理、数据管理、报表、电子邮件和网上交流等。另一方面，要树立“信息就是资源”观念，培养主动捕捉信息的良好工作习惯，培养信息敏感性和超前意识，发挥主观能动性,积极主动地挖掘、收集、过滤、筛选、整理有利于学校领导决策的各种信息，在实际工作中增强对信息的反应力、判断力和洞察力。办公室工作人员要不断更新知识结构，掌握现代化信息工作管理方法、技术和文字表达、综合分析能力，有效强化信息工作职能。
（四）完善机制是加快信息化建设的保证
建立和完善符合实际工作需要，切实可行的工作机制，实现信息工作规范化、制度化，是加快信息化建设的有力保证。首先要建立办公室为核心，覆盖学校各院系、部门、科研机构的信息网络，制定信息收集、整理、审批、报送、反馈、催办等规章制度,明确信息机构、载体、职责、内容、程序等，特别是重大事件、紧急信息的报送时限性，落实信息工作责任制。其次要高校办公室要组织不同学科背景、不同部门的信息工作者展开多边协作,建立资源共享、协作攻关的动态合作机制，利用现代化的信息手段进行团队攻关，才能解决信息分析过程中存在的问题,形成含金量高的研究报告，为领导决策服务。再次要切实有效的考核奖惩、信息报送、人员培训、定期分析、重大信息失职责任追究等信息工作机制。最后要建立信息档案管理制度,按照文书形成过程的规律采用科学的合理方式进行立卷、分类、归档。
新时期，高等教育发展日新月异，高校办公室必须适应时代的要求,对信息化建设做出积极的回应,从而实现办公室管理的科学化、高效化，为学校的科学发展做出贡献。
