做好高校档案保密工作的思考
档案工作是高校党政管理、教学科研工作的重要组成部分，是学校整体工作不可缺少的一个重要环节。档案是各种文献资料的汇集，真实的记录着学校的过去和现在，也影响着未来的发展。因此如何做好高校档案保密工作，在开放利用的同时，保守国家秘密，是我们应当认真思考的。本文就此作了一些思考，以期抛砖引玉，促进高校档案工作的开展。
一、做好涉密档案的案卷管理工作
1．从源头做起，在立卷归档时做好保密工作。
做好档案的保密工作，首先应从源头做起，即在立卷归档时，做好档案的保管期限与保密期限的划定工作。正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据高校工作的需要和保留高校历史文化的需要，从全局出发确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。依据《国家秘密保密期限的规定》中的规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。立卷部门应对涉密文件单独组卷，无法单独组卷的案卷要按最高密级管理，要根据相关要求正确划定案卷的保管期限和保密期限，做到“不提早，不推后”。即确保涉密档案的保密，又不妨碍到期解密和正常利用。在档案实体排架中，对涉密档案要专柜保存，保存设施要符合国家对保密工作的要求。绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。
2．加强对涉密档案的动态调整。在档案的管理中应当依照有关法律，加强对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。应当建立档案人员和保密管理人员的沟通制度，实现涉密档案调密工作制度化、正规化，加强调密通知管理，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，保密管理人员要及时告知档案馆室，以便工作衔接。还需建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。
二、做好库房保密管理
档案库房应按照国家有关规定与其它办公室相互独立，单独建设，目前有的高校因不具备条件，往往将库房附设在机关办公楼内，建设规格和办公室相同。应注意的是，按照档案保密的要求，不能将不符合档案库房建设要求的办公室用作库房，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，预防盗窃。还应做到库房与办公室分离，库房与阅览室分离。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度。实践证明，档案库房的利用管理，是档案保密的重点，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。对保存有涉密档案的库房除应当符合保密库房建设的要求，还应安装防盗报警装置，并配备专门的保密柜和相应的监测设备。对出入档案库房的人员要严格管理，杜绝无关人员进入库房，对涉密档案出入库房要严格履行出入库手续。
三、做好档案利用中的保密
要加强涉密档案利用中的管理。在档案提供利用中，注意密与非密的文件材料提供，堵塞在提供利用中造成机密扩散的漏洞，高校档案室（馆）应当设立专门的涉密档案阅览室，并对利用者进行有关的保密教育，防范档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，对摘抄、拍照涉密档案的要及时制止并没收摘抄拍照材料予以销毁。特别要加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，不经批准任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后档案管理人员应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，及时查明原因，进行补救。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或著录卡片，建立涉密文件统一的台帐和存放地点索引，为提供利用管理创造条件。
在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，分类管理，重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对为获取凭证来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案;对阅读案卷有沾口水翻阅等不良习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，在涉密档案提供利用中要做到嘴勤、眼勤、手勤，要勤宣传利用涉密档案的制度与规定，宣传国家的有关保密法律法规；要勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机，观察利用者在利用过程中的举动，及时杜绝对涉密档案造成危害的行为；要勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时查处，挽回损失。
在涉密档案利用中，应正确处理好档案保密与利用的关系。保守国家秘密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员要重视档案保密，工作尽心尽职，由于传统的保密观念影响，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端，大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案也被束之高阁，造成档案资源浪费，领导也不能及时全面地了解情况，有效地利用档案辅助决策，档案管理人员的管理价值也难以在档案利用的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，积极开放利用势在必行。
四、加强高校档案工作人员的保密意识
温家宝同志指出：“档案的保管、保护、保密是第一位的工作，保管不好、保护不好，应该保守的机密而不能保密，利用也就失去了前提。”因此，必须强调“依法治档”，强化保密意识。高校档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点，而且还保管大量的具有经济价值的科研、技术档案，对保守党和国家的秘密负有比一般机关工作人员更为重大的责任，必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识。因此，增强高校档案管理人员的法制意识和保密意识至关重要。档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。档案管理人员必须要有严谨的工作作风，对档案的保密、安全负有高度的责任感，要具备较高政治素质，有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；要有全面的业务素质，具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；要有较高的文化素质，有扎实的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中找到工作规律。此外，还要有敏锐的观察能力，能独立处理利用中出现的一般问题。档案人员还应当努力学习马列主义毛泽东思想，坚持四项基本原则，执行党和国家的方针政策，公正廉洁，热爱档案专业，忠于职守、埋头苦干，认真学习档案专业知识，管理科学知识。
总之高校档案管理人员要保守国家秘密，维护档案的完整与安全，保证涉密档案的正常保管和利用。这不仅是高校档案保管工作的基本任务，也是高校涉密档案保管工作的目的之一。
